Description du poste

Voici les tâches qui seront réalisées :

1. Assurer la gestion administrative des agences

• Recueillir les informations et demander, si besoin, des informations complémentaires
• Gérer l'agenda et mails du ou de la responsable d'agence
• Traiter la gare de triage par agence : saisir, suivre et relancer les sollicitations sur PIH
• Contrôler le bon suivi des procédures concernant le traitement des sollicitations (gestion électronique des documents)
• Contrôler les délais de traitement des sollicitations
• Créer les Bon de Travaux (BT) (contrôle paliers, présence d'encombrants.) et facturer les locataires
• Programmer les interventions avec saisie des BT Régie (agent.e de maintenance plomberie, Correspondant Technique)
• Planifier les travaux sur I-planning
• Mettre à jour la présence des intervenant.e.s patrimoine pour répartir les charges locatives
• Renouveler les BT pour les contrats d'entretien et relancer les entreprises le cas échéant
• Valider les BT et imputations et régulariser les BT réalisés
• Commander les clés et cylindres sous combinaison nécessaires aux Responsables Techniques de Secteur et établir des BT et les demandes de déplafonnement
• Saisir les interventions liées au chauffage sur la plateforme de Dalkia
• Suivre les sinistres : compléter les déclarations de sinistre et les constats dégâts des eaux
• Planifier les Visites Annuelles et rédiger les mises en demeure pour les locataires absents
• Recenser les véhicules ventouses et assurer le retour à la Direction Générale
• Suivre les véhicules de services (contrôle technique, inventaire avec magasin, déclaration si accident, révision.)
• Gérer les plannings congés et les RTT et suivre les absences (arrêts de travail, arrêt maladie.) des personnels de l'agence
• Organiser la distribution des quittances, des journaux des locataires ou autres documents ainsi que les différents affichages dans les immeubles et les paniers anniversaire des locataires
• Organiser l'enlèvement des encombrants dans les rues et gérer leur comptabilisation
• Commander les fournitures administratives
• Établir les attestations de loyer et attestations de domicile

Description du profil

Votre profil : Formations et expérience requises : CAP, BEP ou Bac Pro type secrétariat où Equivalence acquise par expérience

SAVOIR-FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Maîtriser les outils informatiques
• Avoir des capacités rédactionnelles
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Seconder le ou la responsable d'agence
• Avoir une bonne compréhension des tâches
• Réaliser des écritures comptables
• Gérer les budgets
• Utiliser les outils pour encoder des badges

SAVOIR-ÊTRE / QUALITÉS

• Rigueur et organisation
• Écoute, diplomatie et empathie
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie
• Polyvalence
• Esprit d'équipe
• Sens de l'initiative
• Réactivité
• Aisance relationnelle
• Respect des délais

Informations supplémentaires : Remplacement maladie 1 mois minimum Horaires de journée Salaire fixe + tickets resto Contrat à temps plein